Panoramica delle modalità operative
| Modalità | Chi risponde per primo | Quando entra Keplero | Numero chiamante | Trasferimento interni | Centralino richiesto | Quando sceglierla |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. Keplero risponde a tutte le chiamate | Keplero | Subito | ✅ Preservato | ✅ Sì | ✅ Sì | Keplero è la voce principale e deve trasferire agli interni |
| 2. Keplero risponde solo se nessuno risponde | Centralino | In caso di mancata risposta | ❌ Perso | ❌ No | ✅ Sì | Come fallback / segreteria intelligente di un centralino |
| 3. Chiamata diretta al numero di Keplero | Keplero | Sempre | ✅ Preservato | ✅ Sì (verso numeri esterni) | ❌ No | Per attivare un nuovo numero (anche con prefisso custom) |
| 4. Inoltro da cellulare verso Keplero | Keplero | In caso di occupato, nessuna risposta o non raggiungibile | ❌ Perso | ✅ Sì (verso numeri esterni) | ❌ No | Come segreteria intelligente di uno o più cellulari |
Presenza di Centralino
Se il tuo numero di telefono è presidiato da un centralino, puoi installare
Keplero su di esso in due modi: puoi far rispondere Keplero a tutte le
chiamate oppure far rispondere Keplero solo se nessun altro operatore
risponde.
Centralino assente
Se il tuo telefono non è presidiato da un centralino, puoi sfruttare il
numero di Keplero che ti abbiamo fornito oppure trasferire tutte le chiamate
che arrivano al tuo numero personale verso Keplero.
Presenza di Centralino
Se il tuo numero di telefono è presidiato da un centralino, puoi installare Keplero su di esso in due principali modalità operative.Modalità 1: Keplero risponde a tutte le chiamate
In questa modalità, Keplero risponde immediatamente a tutte le chiamate, diventando di fatto la vostra voce aziendale. Il centralino viene bypassato in ingresso, ma può essere utilizzato per trasferimenti in uscita.Quando scegliere questa modalitàScegli questa modalità quando vuoi che Keplero risponda immediatamente a tutte le chiamate, diventando la principale voce aziendale. È ideale quando Keplero deve gestire le richieste iniziali e poi trasferire agli interni quando necessario.
Procedura operativa
1
Verifica di avere un numero pubblico (geografico)
Generalmente collegato a un centralino che gestisce coda o IVR.
2
Attivazione deviazione a livello di provider
Il provider del numero attiva un trasferimento del numero geografico direttamente verso il numero Keplero che vi è stato assegnato (es. 0773…).Caratteristiche di questa deviazione:
- Trasferimento a livello di centrale, non del centralino
- Caller ID preservato: Keplero vede il numero del chiamante
- Il centralino non riceve più chiamate in ingresso
3
Configura un numero geografico di appoggio sul centralino
Serve un secondo numero con:
- IVR attivo
- Tasti configurati (1, 2, 3…) che rappresentano gli interni
4
Configurazione escalation su Keplero
Dalla tab Addestramento → Voice Agent → Operatore Umano si imposta:In questo modo, Keplero:
- Chiama il numero di appoggio
- Attende l’IVR
- Digita automaticamente il tasto corretto
- Trasferisce al reparto o all’interno desiderato
Esempio flusso
- Il cliente chiama il numero principale
- Il provider devia la chiamata a Keplero
- Keplero risponde
- Gestisce richieste e informazioni
- Se serve un operatore → Keplero chiama il numero di appoggio e inoltra la chiamata
Modalità 2: Keplero risponde solo se nessun altro operatore risponde
In questa modalità, il centralino resta la prima linea. Keplero interviene solo se nessun interno risponde, svolgendo il ruolo di segreteria intelligente.Quando scegliere questa modalitàScegli questa modalità quando desideri che il centralino resti la prima linea e che Keplero intervenga solo come fallback quando nessun interno risponde. È ideale per aziende che vogliono mantenere il flusso tradizionale ma avere una segreteria intelligente.
Procedura operativa
1
Il centralino gestisce le chiamate in ingresso
Squilla sugli interni tramite coda, gruppi o altre logiche interne.
2
Trasferimento tradizionale verso Keplero in caso di mancata risposta
Si imposta sul centralino:
Comportamento di Keplero
Poiché Keplero non può trasferire agli interni e non vede il numero del chiamante, il comportamento ideale dell’assistente AI da impostare è:1
Raccogliere informazioni
- Motivo della chiamata - Numero per essere ricontattati (fondamentale!)
- Dettagli aggiuntivi
2
Registrare la richiesta
- Email automatica (ticket) - Google Sheets tramite integrazione
3
Chiudere la chiamata
Confermare all’utente che sarà ricontattato.
Poiché il numero del chiamante viene perso, è fondamentale che Keplero
chieda sempre all’utente il numero per essere ricontattato.
Esempio flusso
- Chiamata sul numero principale
- Il centralino squilla sugli interni
- Nessuno risponde
- Trasferimento tradizionale verso Keplero
- Keplero raccoglie dati e crea ticket / nota su Google Sheet
- La chiamata termina
Centralino assente
Se non disponi di un centralino, hai due opzioni per integrare Keplero nel tuo sistema telefonico.Modalità 3: Chiamata diretta al numero di Keplero
Questa è la modalità più semplice. Non hai un centralino e vuoi utilizzare direttamente un numero Keplero come numero telefonico aziendale.Quando scegliere questa modalitàScegli questa modalità quando non possiedi un centralino e vuoi attivare un nuovo numero telefonico geografico gestito direttamente da Keplero. Puoi scegliere qualsiasi prefisso italiano.
Procedura operativa
1
Richiedi un numero telefonico geografico
Saremo noi a fornirti un numero telefonico geografico. Puoi scegliere
qualsiasi prefisso italiano. Esempi di prefissi disponibili: - 06 →
Provincia di Roma - 02 → Provincia di Milano - 011 → Provincia di
Torino - 055 → Provincia di Firenze
2
Gli utenti chiamano → Keplero risponde direttamente
Non ci sono intermediari: - Nessun centralino - Nessun IVR esterno - Nessuna
configurazione aggiuntiva
3
Eventuale trasferimento verso numeri esterni
Poiché non esiste un centralino, Keplero può comunque chiamare: - Cellulari
- Linee fisse - Numeri esterni dei vari reparti Se non deve trasferire la chiamata, può registrare ticket, inviare email, ecc.
Esempio flusso
- Viene attivato un numero geografico fornito da Keplero
- Gli utenti chiamano questo numero
- Keplero risponde
- Keplero gestisce la conversazione
- Se necessario, Keplero può trasferire la chiamata a numeri esterni o registrare ticket, inviare email ecc.
Modalità 4: Inoltro di chiamata da cellulare verso Keplero
In questa modalità, configuri l’inoltro di chiamata direttamente sul tuo smartphone. Se qualcuno chiama il tuo numero di cellulare e non rispondi (o sei occupato/non raggiungibile), la chiamata viene inoltrata automaticamente verso Keplero che funziona come una segreteria intelligente.Quando scegliere questa modalitàScegli questa modalità se ricevi chiamate sul cellulare e vuoi che Keplero risponda come segreteria intelligente quando non puoi rispondere. È ideale per professionisti, liberi professionisti e piccole attività.
Poiché il numero del chiamante viene perso con l’inoltro, Keplero deve
sempre chiedere all’utente il numero di ricontatto.
Procedura operativa
1
Recupera il numero di Keplero assegnato
Lo trovi in Impostazioni → Canali → Telefono (nell’angolo in alto a destra della pagina).
2
Attiva l'inoltro di chiamata dal tuo telefono
I seguenti codici MMI devono essere digitati sul tastierino telefonico e confermati premendo il tasto di chiamata. Dopo aver chiamato, riceverai un messaggio di conferma.Puoi attivare uno o più dei seguenti scenari:
- Nessuna risposta
- Occupato
- Non raggiungibile
Inoltra dopo 3-5 squilliUtile quando non rispondi in tempo.
3
Verifica l'attivazione
Dopo aver digitato ogni codice e premuto il tasto di chiamata, riceverai un messaggio di conferma dall’operatore.
Ripeti l’operazione per tutti gli scenari che vuoi attivare per un fallback completo.
Procedura passo-passo
- Apri l’app Telefono
- Accedi al tastierino numerico
- Digita uno dei codici sopra
- Premi il tasto Chiama
- Attendi il messaggio di conferma
- Ripeti per tutti gli scenari desiderati
Come disattivare gli inoltri
Se vuoi ripristinare la configurazione originale e disattivare tutti gli inoltri:Esempio flusso
Riepilogo
Le quattro modalità permettono di adattare Keplero a qualsiasi configurazione telefonica:Modalità 1
Keplero è la voce principale Risponde a tutte le chiamate e può
trasferire agli interni del centralino.
Modalità 2
Keplero come fallback Interviene solo quando gli operatori non
rispondono, funzionando come segreteria intelligente.
Modalità 3
Keplero è il punto unico Risponde su un nuovo numero geografico senza
bisogno di centralino.
Modalità 4
Keplero come segreteria Risponde quando non puoi rispondere al
cellulare, raccogliendo informazioni per te.